CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG LĨNH VỰC THƯ VIỆN

Tóm tắt bài viết: Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 tạo cho thư viện cơ hội để tăng cường vai trò, vị thế của mình qua việc ứng dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin và truyền thông. Cùng với đó, nó cũng đặt ra cho các thư viện nhiều thách thức phải đối mặt để bắt kịp xu hướng chung cũng như tránh tụt hậu so với thế giới. Thư viện thông minh (Smart Library) là một hình thái thư viện mới dựa trên 4 yếu tố chính bao gồm dịch vụ thông minh, người dùng thông minh, địa điểm thông minh và quản trị thông minh. Với sự hỗ trợ của công nghệ Internet Vạn Vật (Internet of Thing – IoT), một thư viện thông minh sẽ đem đến các trải nghiệm và ứng dụng hoàn toàn mới trong phương thức hoạt động và cung cấp dịch vụ thông tin – thư viện. Thư viện thông minh là một ví dụ rõ nét của chuyển đổi số trong lĩnh vực thông tin – thư viện, trong đó tất cả các quy trình, thông tin và dữ liệu mà thư viện sở hữu và sản sinh ra đều được lưu trữ và kết nối với nhau một cách tự động, thông suốt và thông minh để tối ưu hóa công tác quản trị của cán bộ thư viện và tối ưu hóa quá trình tương tác và sử dụng dịch vụ của bạn đọc. 

 

 

1.         Đặt vấn đề

Như chúng ta đã thấy, cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ trên 3 lĩnh vực chính gồm: Công nghệ sinh học, Kỹ thuật số và Vật lý. Cùng với đó, sự phát triển mạnh mẽ của internet và việc sử dụng các thiết bị kỹ thuật số cá nhân (PDA -Persional Digital Assistant, bao gồm: máy tính bàn, máy tính bảng, điện thoại di động…) ngày càng rộng khắp, giúp người dùng ngày càng có nhiều cơ hội tiếp cận với nhiều nguồn tài liệu khác nhau trên internet. Mặt khác, không phải nguồn tài nguyên nào trên internet cũng có độ tin cậy, do đó thư viện càng phải phát huy tối đa vai trò, nhiệm vụ của mình trong việc cung cấp các tài liệu có giá trị và độ tin cậy cao để thu hút người dùng sử dụng thư viện.

 

Ngoài ra, trong kỷ nguyên của bạn đọc như hiện nay thì mục tiêu hướng người dùng sẽ là mục tiêu đầu tiên quan trọng nhất và cũng là cái đích cuối cùng mà thư viện hướng đến. Có thể khẳng định rằng, bất cứ một thư viện nào cũng đều mong muốn người dùng có thể tiếp cận với nguồn tài nguyên một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả. Để thực hiện được mục tiêu đó, các thư viện không chỉ cần quan tâm xây dựng môi trường thư viện thân thiện, tự chủ mà vẫn có sự kiểm soát về các nguồn tài nguyên; mặt khác còn cần phải đưa ra các kế hoạch, chiến lược để có thể nhận diện được nhu cầu, mong muốn của người dùng, từ đó có sự bổ sung, bố trí và sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý.

 

Xuất phát từ những lý do trên, cùng với sự hỗ trợ của công nghệ Internet Vạn Vật (Internet of Thing – IoT), thư viện thông minh ra đời là một giải pháp hữu ích sẽ đem đến các trải nghiệm và ứng dụng hoàn toàn mới trong phương thức hoạt động của thư viện, trong đó bao gồm cả các dịch vụ thông tin – thư viện hoàn toàn mới cho người dùng thông qua việc tích hợp các thiết bị IOT trong quy trình hoạt động của thư viện.

 

Trên thế giới, thư viện DTU, Đan Mạch là một ví dụ điển hình về chuyển đổi số trong lĩnh vực thư viện thông qua việc áp dụng mô hình thư viện thông minh. Tuy nhiên, việc ứng dụng hệ thống thư viện thông minh là một vấn đề còn khá mới mẻ đối với các thư viện. Do đó, để có thể triển khai xây dựng được một hệ thống thư viện thông minh thực thụ nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động của thư viện đòi hỏi các thư viện trước tiên phải tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu để có các hiểu biết nhất định về nó.

 

2.         Khái niệm thư viện thông minh

Thư viện thông minh (Smart Library) là một hình thái thư viện mới được xây dựng dựa trên 4 yếu tố chính bao gồm địa điểm thông minh, quản trị thông minh, dịch vụ thông minh và người dùng thông minh. Trong đó:

-                Địa điểm thông minh: Địa điểm được hiểu là không gian của thư viện. Để thu hút được người dùng tới thư viện, trước tiên đòi hỏi không gian vật lý của thư viện phải có đầy đủ các khu vực như: khu vực học yên tĩnh, khu vực trao đổi thảo luận, khu vực học tập cá nhân, khu vực nghỉ ngơi giải trí… Ngoài việc bố trí không gian vật lý, những khu vực này cũng phải được trang bị cơ sở vật chất trang thiết bị phù hợp với đặc tính sử dụng riêng của nó. Địa điểm thông minh là việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật bao gồm các thiết bị cảm biến, điều khiển, tin học để điều hành và quản lý các yếu tố trong khu vực không gian vật lý của thư viện. Ngoài ra, thông qua việc ứng dụng thiết bị beacon/camera, mà địa điểm thông minh còn có thể nhận diện được các nhu cầu của người dùng để từ đó đưa ra các gợi ý phù hợp, mặt khác giúp thư viện có được các thông tin liên quan để có thể điều chỉnh lại các nội dung, hay sắp xếp, tố chức lại các yếu tố trong không gian vật lý của thư viện.

-                Quản trị thông minh: Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với các mục tiêu đã được xác định trước. Trong thư viện thông minh, quản trị thông minh được hiểu là việc hệ thống tự động xử lý các vấn đề dựa theo các thiết lập trước đó hoặc dưới sự điều khiển của cán bộ quản trị, hoặc là quản lý các yếu tố, thiết bị từ xa thông qua thiết bị điều khiển thông minh mà không cần thêm bất kỳ tác động nào khác của con người.

-                Dịch vụ thông minh: Theo Khoản 9 Điều 2 Thông tư 18/2014/TT-BVHTTDL: “Dịch vụ thư viện là các công việc, hoạt động, quá trình hay cách thức mà thư viện tổ chức thực hiện nhằm phục vụ, đáp ứng nhu cầu người sử dụng” [4]. Theo đó, dịch vụ thông minh là việc áp dụng các thiết bị thông minh trong các quá trình, hoạt động mà thư viện tổ chức thực hiện để phục vụ, đáp ứng nhu cầu người dùng mà trong đó đảm bảo các nhu cầu của họ được đáp ứng một cách tối ưu nhất, các dịch vụ có thể không phân biệt không gian và thời gian, vừa giảm thiều thời gian, công sức của người dùng cũng như cán bộ thư viện; mặt khác vẫn đảm bảo độ chính xác, nhanh chóng, tiện lợi cho người dùng thông qua các phương tiện, thiết bị mà họ sẵn sàng có thể tiếp cận được như điện thoại thông minh, màn hình cảm ứng hay máy tính cá nhân…

-                Người dùng thông minh: Trong thời đại phát triển như vũ bão của công nghệ số hiện nay, thì một người dùng thông minh không chỉ là người biết tìm, đánh giá, lựa chọn các nguồn tin phù hợp có độ tin cậy cao, mà xét trên một khía cạnh khác, người dùng thông minh là người biết cách sử dụng các trang thiết bị hỗ trợ cá nhân (PDA) để phục vụ cho các nhu cầu của mình trong đời sống xã hội (giao tiếp, trao đổi, nghiên cứu…), trong đó bao gồm cả việc tìm hiểu, khai thác tri thức nâng cao năng lực, trình độ, hiểu biết cho bản thân.

 

3.         Cấu thành của thư viện thông minh

Thư viện thông minh là sự cấu thành của nhiều yếu tố, thành phần khác nhau. Trong đó, ngoài nguồn tài nguyên thông tin và cơ sở vật chất là tòa nhà thư viện được xây dựng, bố trí dựa theo thiết kế phù hợp cho các không gian học tập và các thiết bị của một thư viện hiện đại như máy tính, màn hình, bàn ghế… thì thư viện thông minh cần phải được trang bị một số loại cảm biến, thiết bị đặc trưng và phần mềm.

 

 

Hình 1.1: Sơ đồ các yếu tố cấu thành thư viện thông minh

 

3.1.      Cảm biến và thiết bị đặc trưng trong thư viện thông minh

3.1.1.   Cảm biến

Cảm biến là thiết bị điện tử cảm nhận những trạng thái hay quá trình vật lýhóa học hay sinh học của môi trường cần khảo sát, và biến đổi thành tín hiệu điện để thu thập thông tin về trạng thái hay quá trình đó.

Các loại cảm biến được sử dụng dụng trong thư viện thông minh:

-               Cảm biến độ ồn: Là thiết bị dùng để nhận biết và phát hiện cường độ âm thanh của môi trường xung quanh. Thích hợp để làm các ứng dụng cơ bản về nhận biết, giám sát các tiếng động của môi trường xung quanh, và nhiều ứng dụng khác. Trong thư viện thông minh, cảm biến độ ồn được đặt trong các khu vực khác nhau của thư viện với mục đích theo dõi tiếng ồn trong từng khu vực để cán bộ có thể nắm bắt được thông tin từ đó có những điều chỉnh thích hợp. Mặt khác, thông qua kết quả theo dõi tiếng ồn mà người dùng có thể lựa chọn không gian hợp lý cho mình khi họ có nhu cầu sử dụng các không gian của thư viện.

-               Cảm biến chất lượng không khí: Là thiết bị dùng để đo chất lượng không khí tại một khu vực, địa điểm vật lý nhất định. Trong thư viện thông minh, cảm biến chất lượng không khí được lắp đặt trong khu vực thư viện để nhận biết các thông số về chất lượng không khí trong không gian xung quanh thư viện. Từ việc tổng hợp và phân tích kết quả, thư viện có thể có các biện pháp thích hợp để cải thiện chất lượng không khí nếu như chỉ số chất lượng không khí (AQI) không được tốt hoặc có hại cho những người dùng hiện đang sử dụng thư viện. Ngoài ra, bạn đọc cũng có thể xem trước chất lượng không khí ở khu vực thư viện để đưa ra quyết định có đến thư viện tại thời điểm đó hay không.

-               Cảm biến nhiệt độ: Cảm biến nhiệt độ là thiết bị dùng để đo sự biến đổi về nhiệt độ tại một khu vực. Trong thư viện, cảm biến nhiệt độ được sử dụng để kiểm soát nhiệt độ từng khu vực, vị trí của thư viện. Thông qua kết quả đo nhiệt độ, hệ thống có thể tự động điều chỉnh nhiệt độ thích hợp cho từng khu vực để đảm bảo không gian học tập, làm việc của người dùng được thoải mái nhất.

-               Cảm biến ánh sáng: Cảm biến ánh sáng là loại thiết bị dùng để đo cường độ sáng tại một địa điểm nhất định. Trong môi trường thư viện, ánh sáng được coi là yếu tố rất quan trọng, bởi khi ánh sáng không thích hợp sẽ có ảnh hưởng không nhỏ tới sức khỏe về mắt của người dùng, mặt khác ánh sáng không đủ có thể gây ra tâm lý không thoải mái cho họ trong quá trình sử dụng thư viện. Do đó, yếu tố ánh sáng cần được thư viện đặc biệt quan tâm. Cảm biến ánh sáng với nhiệm vụ đo cường độ ánh sáng của từng khu vực trong thư viện sau đó truyền dữ liệu về hệ thống trung tâm. Qua kết quả này, thư viện có thể có những điều chỉnh thích hợp như việc bật thêm bóng điện để tăng cường cường độ sáng hoặc tắt bớt các bóng điện cho khu vực phòng họp sử dụng hình chiếu và không cần có quá nhiều ánh sáng…

 

 

Hình 1.2: Cảm biến đa năng đo nhiệt độ, độ ẩm, chất lượng không khí, cường độ sáng và độ ồn

 

3.1.2.   Thiết bị 

Ngoài việc sử dụng các cảm biến, trong môi trường thư viện thông minh còn cần thiết một số loại thiết bị thông minh như:

-               Công tắc thông minh: Là loại thiết bị có thể nhận diện được các lệnh điều khiển thông qua thiết bị điều khiển từ xa hoặc điện thoại thông minh để đóng, cắt mạch điện. Công tắc thường được sử dụng trong các mạch điện chiếu sáng hoặc đi kèm với các đồ dùng điện.

 

 

Hình 1.3: Công tắc thông minh

 

-               Ổ cắm thông minh là loại ổ cắm điện có khả năng nhận diện được tín hiệu điều khiển từ xa để kết nối hoặc ngắt kết nối đồ điện tử với nguồn điện. Ổ cắm thông minh giúp người dùng có thể bật tắt các thiết bị điện dễ dàng, thông qua kết nối wifi với điện thoại thông minh hoặc thiết bị điều khiển từ xa.

 

 

Hình 1.4: Ổ cắm thông minh

 

-               Điều khiển thông minh: Điều khiển là loại thiết bị dùng để bật, tắt hoặc thay đổi chức năng của các loại thiết bị được tích hợp với nó. Điều khiển thông minh cho phép người dùng có thể điều khiển được các thiết bị từ xa. Trong thư viện thông minh, việc sử dụng điều khiển thông minh kết hợp với các thiết bị khác như ổ cắm thông minh, công tắc thông minh giúp thư viện có thể quản lý được các trang thiết bị điện một cách an toàn. Mặt khác giúp thư viện tiết kiệm được năng lượng điện tiêu thụ. Thông qua các camera quan sát, thư viện có thể biết được các khu vực không có người dùng, từ đó cán bộ thư viện có thể sử dụng điều khiển thông minh để tắt các thiết bị không cần thiết. Ngoài ra, với việc ứng dụng công nghệ sóng wifi, người dùng có thể thực hiện các lệnh điều khiển cho thiết bị từ bất cứ đâu mà không cần có mặt tại thư viện. Ví dụ như khi hết giờ làm việc đã khóa cửa thư viện nhưng cán bộ quên tắt đèn hay các thiết bị, thì từ ứng dụng điều khiển, cán bộ thư viện sẽ có thể tắt các thiết bị mà hoàn toàn không cần tới thư viện hay phòng, khu vực chứa thiết bị đó.

 

 

Hình 1.5: Giao diện điều khiển các thiết bị trong thư viện thông minh

 

-               Khóa thông minh: Là loại khóa có thể được đóng, mở một cách tự động thông qua việc nhận diện các tín hiệu đóng, mở từ xa của thiết bị điều khiển hay ứng dụng. Trong thư viện thông minh, khóa thông minh được sử dụng trong chức năng phòng học nhóm. Theo đó, một người dùng đã đặt phòng học nhóm trong một khoảng thời gian nhất định, tùy theo thiết lập độ trễ của thư viện, vào khoảng thời điểm đó người dùng tới đứng trước cửa phòng và chọn nút checkin từ giao diện đặt phòng trên ứng dụng di động của thư viện để mở cửa phòng họp.  

 

3.2.      Các ứng dụng, phần mềm trong thư viện thông minh

Cùng với các nguồn tài nguyên, cơ sở vật chất, các loại cảm biến và thiết bị đặc trưng thì các ứng dụng, hệ thống phần mềm chuyên dụng và phần mềm hỗ trợ quản trị, vận hành là yếu tố đặc biệt quan trọng trong thư viện thông minh.

3.2.1.   Phần mềm quản trị hệ thống thư viện

Là công cụ làm việc cho các bộ thư viện, phần mềm quản trị hệ thống thư viện (PMQTHTTV) thực hiện các chức năng sau:

-               Kết nối tới các hệ thống thư viện hiện tại: Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, nguồn tài nguyên của các thư viện đều rất phong phú, trong đó bao gồm cả các tài nguyên dạng truyền thống, tài nguyên số và các cơ sở dữ liệu điện tử. Với mục tiêu cung cấp một công cụ tìm kiếm chung với một lệnh tìm duy nhất có thể tìm thấy được trong tất cả những loại tài nguyên đó, phần mềm quản trị hệ thống thư viện trong thư viện thông minh cung cấp chức năng kết nối tới các hệ thống tài nguyên của thư viện bao gồm: phần mềm quản lý tài nguyên truyền thống, phần mềm quản lý tài nguyên số và cơ sở dữ liệu điện tử để tạo ra một cơ sở dữ liệu chung, đồng nhất cho người dùng.

-               Quản lý tin tức sự kiện (tin bài hoạt động): PMQTHTTV cung cấp chức năng quản lý tin tức sự kiện, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, xóa các tin bài sự kiện của thư viện. Các bài tin tức sự kiện này sau khi được đăng tải hoặc chỉnh sửa trên PMQTHTTVngay lập tức sẽ được cập nhật trên các trang tiện ích của bạn đọc như ứng dụng điện thoại hay màn hình cảm ứng đặt tại thư viện.

 

 

Hình 1.6: Giao diện quản trị hệ thống thư viện

 

-               Quản lý đặt phòng học nhóm: Đặt phòng học nhóm là chức năng cần thiết và rất hữu ích của thư viện. Trên PMQTHTTV, cán bộ quản trị hoàn toàn có thể tạo ra các phòng học nhóm với các đặc tính và chính sách riêng của từng phòng. Cũng trên trang quản trị này, cán bộ quản trị có thể quản lý lịch đặt phòng học nhóm của các loại đối tượng người dùng trong thư viện cũng như phê duyệt các trạng thái đặt phòng cho người dùng

 

 

Hình 1.7: Giao diện chức năng quản lý đặt phòng của thư viện

 

-               Quản lý sự kiện: Chức năng quản lý sự kiện trong PMQTHTTV cho phép cán bộ quản trị tạo ra các sự kiện trong tương lai do thư viện tổ chức, các sự kiện này thông thường sẽ có diễn giả trình bày và người dùng sẽ được phép đăng ký tham gia. Theo đó, trên hệ thống này cán bộ quản trị cũng có thể kiểm soát được số lượng và danh sách chi tiết các người dùng đăng ký tham gia sự kiện.

 

 

Hình 1.8: Giao diện quản lý danh sách người dùng đăng ký tham gia sự kiện

 

-           Công cụ hỗ trợ trực tuyến: Công cụ hỗ trợ trực tuyến là yếu tố không thể thiếu trong thư viện thông minh, nhất là trong thời điểm mà các loại phương tiện truyền thông trao đổi phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Chức năng hỗ trợ trực tuyến trong PMQTHTTV chính là công cụ chát trực tuyến giữa bạn đọc và thư viện, cho phép cán bộ có thể nhận và gửi đi ngay lập tức các phản hồi hay thắc mắc của người dùng về các vấn đề liên quan đến quá trình sử dụng thư viện. Việc áp dụng công cụ chat trực tuyến giúp thư viện có thể nhận diện được nhu cầu mong muốn của người dùng, rút ngắn khoảng cách giữa người dùng và thư viện, từ đó có thể đáp ứng tốt hơn các nhu cầu của họ.

3.2.2.   Phần mềm quản trị tòa nhà thư viện

Phần mềm quản trị tòa nhà thư viện cung cấp các chức năng quản trị cho cán bộ quản lý các không gian vật lý của thư viện cũng như quản lý, vận hành các cảm biến và thiết bị thông minh trong thư viện, bao gồm các chức năng sau:

-               Quản lý không gian vật lý của thư viện: Tạo và quản lý các tòa nhà, các tầng thuộc tòa nhà, các phòng trên từng tầng của thư viện

 

 

Hình 1.9: Giao diện chức năng quản lý tòa nhà thư viện

 

-               Quản lý các thiết bị IoT: Quản lý toàn bộ vị trí lắp đặt, trạng thái hoạt động của các loại thiết bị và cảm biến lắp đặt trong tòa nhà thư viện

 

 

Hình 1.10: Giao diện quản lý thiết bị trong thư viện thông minh

 

-               Giám sát hệ thống: Chức năng giám sát hệ thống trong phần mềm quản trị tòa nhà cho phép cán bộ quản trị có thể theo dõi, xem xét, đánh giá tình trạng hoạt động của các loại thiết bị và cảm biến từ đó đưa ra các luật điều khiển hay thiết lập các chính sách hoạt động phù hợp cho nó.

 

 

Hình 1.11: Giao diện chức năng giám sát các thiết bị trong thư viện thông minh

 

-               Thiết lập chính sách, luật điều khiển: Chức năng thiết lập chính sách, luật điều khiển là một trong những chức năng quan trọng và mang tính hữu ích cao trongphần mềm quản trị tòa nhà thư viện. Dựa trên quy trình hoạt động của thư viện, cùng với kết quả giám sát hệ thống cũng như các báo cáo thống kê trích xuất được, cán bộ quản trị có thể thiết lập chính sách và luật điều khiển các thiết bị một cách phù hợp. Theo đó, bất kể khi nào các thiết bị gửi một tín hiệu cảnh báo kết quả đạt ngưỡng thì hệ thống sẽ tự động điều khiển thiết bị liên quan theo một thiết lập sẵn trước đó. Ví dụ như khi cảm biến nhiệt độ trong phòng họp A của thư viện hiển thị kết quả 30 độ C (bằng với ngưỡng thiết lập) thì điều hòa sẽ tự động giảm nhiệt độ xuống 26 độ; hoặc tất cả các bóng điện trong phòng đọc tại chỗ sẽ được bật trước giờ mở cửa của thư viện 10 phút và được tắt vào giờ đóng cửa của thư viện.

-               Điều khiển từ xa: Ngoài việc điều khiển các thiết bị một cách tự động theo các tham số đã thiết lập trước, chức năng điều khiển từ xa trong phần mềm quản trị tòa nhà thư viện cho phép cán bộ có thể điều khiển các thiết bị một cách nhanh chóng tại bất kỳ thời gian, địa điểm nào mà không cần phải tới thư viện.

 

 

Hình 1.12: Giao diện chức năng điều khiển thiết bị trên trang quản trị

 

-               Gửi cảnh báo: Dựa trên các kết quả đo, giám sát của các loại cảm biến và thiết bị, phần mềm quản trị tòa nhà trong thư viện thông minh cung cấp chức năng gửi cảnh báo cho người dùng. Qua đây, cán bộ thư viện có thể lựa chọn các hướng điều chỉnh, giải quyết phù hợp.

-               Báo cáo thống kê: Chức năng báo cáo thống kê trong phần mềm quản trị tòa nhà thư viện cho phép thư viện tạo ra nhiều loại báo cáo khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, ví dụ như báo cáo số lượt người tới thư viện trong một khoảng thời gian, thống kê nền nhiệt độ hay chỉ số chất lượng không khí của từng khu vực trong ngày, tuần…

 

 

Hình 1.13: Giao diện chức năng báo cáo tổng số lượt người dùng vào/ ra khỏi thư viện theo thời gian

 

3.2.3.   Touch (màn hình cảm ứng)

 

Hình 1.14: Giao diện trang chính của Touch screen

 

Giao diện màn hình cảm ứng cung cấp cho người dùng một số chức năng sau:

-               Hiển thị thông tin về thư viện theo thời gian thực: Chức năng hiển thị thông tin của thư viện theo thời gian thực trên giao diện cảm ứng cho phép người dùng biết được số lượng chỗ ngồi trống, danh sách tài liệu mới, các giờ đặt phòng còn trống, hay các chỉ số về nhiệt độ, độ ồn, chất lượng không khí của các khu vực trong thư viện…

-               Bản đồ Thư viện: Chức năng bản đồ thư viện cung cấp một bản đồ chi tiết tới từng phân vùng vị trí, khu vực trong thư viện, qua đó người dùng có thể có những cách nhận biết cho từng khu vực liên quan đến hoạt động sử dụng thư viện của họ.

-               Heatmap: Chức năng heatmap trên giao diện màn hình cảm ứng hiển thị các loại bản đồ nhiệt hoặc độ ồn theo từng vị trí của thư viện dựa trên thời gian thực.

-               Thông tin về các sự kiện, đăng ký sự kiện: Giao diện màn hình cảm ứng của thư viện thông minh hỗ trợ hiển thị chi tiết các thông tin liên quan đến các sự kiện sắp diễn ra tại thư viện cũng như trạng thái đăng ký của sự kiện, giúp người dùng có thể nhanh chóng đưa ra quyết định việc có đăng ký tham gia sự kiện hay không.

 

 

Hình 1.15: Giao diện hiển thị các sự kiện trên Touch screen

 

-               QR CODE: QR code là loại mã vạch 2 chiều có thể được đọc bằng máy đọc hoặc thiết bị di động thông minh có chức năng chụp ảnh và có ứng dụng đọc mã vạch. Trong hệ thống thư viện thông minh, mã QR được hiển thị đi kèm với một sự kiện hoặc một tài liệu duy nhất trên hệ thống. Khi nhìn thấy một tài liệu muốn đặt mượn hoặc một sự kiện muốn tham gia, người dùng chỉ cần sử giao diện di động của thư viện thông minh để quét mã QR này, ngay lập tức trên giao diện di động sẽ hiển thị giao diện chi tiết của tài liệu, sự kiện đó và cho phép người dùng đặt mượn hoặc đăng ký bằng cách kích một nút chuột thay vì thực hiện quá nhiều bước theo quy trình thông thường.

 

Hình 1.16: Giao diện hiển thị thông tin chi tiết một tài liệu trên Touch screen

 

-           Chỉ dẫn tìm đường: Chức năng chỉ dẫn tìm đường cung cấp một giao diện dạng bản đồ chứa các cung đường đã được xác định sẵn trong thư viện. Người dùng có thể sử dụng chỉ dẫn này để tham khảo các cung đường di chuyển đến các địa điểm theo nhu cầu của mình.

3.2.4.   Mobile app

 

Hình 1.17: Giao diện trang chủ trên ứng dụng mobile

 

Mobile app là ứng dụng di động của hệ thống thư viện thông minh, được dành riêng cho người dùng (bạn đọc) của thư viện. Một số chức năng chính trên ứng dụng di động bao gồm:

-               Kết nối tới hệ thống quản lý người dùng tại Thư viện để xác thực: Mobile app hỗ trợ chức năng kết nối tới hệ thống quản lý người dùng tập trung, cho phép thư viện sử dụng một tài khoản duy nhất trên hệ thống này xác thực để đăng nhập nhiều hệ thống khác nhau của thư viện thay vì sử dụng từng tài khoản riêng cho từng hệ thống, giúp bạn đọc thuận tiện hơn trong quá trình đăng nhập các hệ thống của thư viện.

-               Xem thông tin về Thư viện theo thời gian thực: Chức năng hiển thị thông tin về Thư viện theo thời gian thực trên giao diện cảm ứng cho phép người dùng biết được số lượng chỗ ngồi trống, các tài liệu sẵn sàng, các giờ đặt phòng còn trống… 

 

 

Hình 1.18: Giao diện chức năng bản đồ của thư viện và các thông tin về khu vực theo thời gian thực

 

-               Tìm kiếm tài liệu: Chức năng tìm tài liệu trên ứng dụng molie của thư viện thông minh được thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng, người dùng chỉ cần thực hiện tìm kiếm một lần trong cơ sở dữ liệu của thư viện, hệ thống sẽ trả về các kết quả phù hợp bao gồm cả các tài liệu truyền thống, tài liệu số và các tài liệu trên cơ sở dữ liệu điện tử.

-               Đăng ký - Checkin phòng học nhóm: Trên giao diện mobile app, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng công cụ lọc để tìm ra các khung thời gian phòng còn trống để đặt trước phòng học nhóm. Sau khi đặt phòng thành công, tới đúng giờ đã đặt chỗ, người dùng hoàn toàn có thể mở cửa phòng họp một cách nhanh chóng bằng cách gửi đi nút Checkin trên giao diện.

 

Hình 1.19: Giao diện chức năng đăng ký phòng học nhóm trên ứng dụng mobile

 

-               Đăng ký tham gia sự kiện: Khi quan tâm tới một sự kiện được tổ chức tại thư viện, người dùng rất dễ dàng để có thể đăng ký tham gia một sự kiện trên ứng dụng di động. Sau khi đăng ký thành công, hệ thống có thể sẽ gửi cảnh báo cho người dùng để nhắc nhở lịch sự kiện sắp diễn ra hay nếu có bất kỳ thay đổi về thời gian của sự kiện…

 

 

 

Hình 1.20: Giao diện chức năng đăng ký sự kiện trên ứng dụng mobile

 

-               Tương tác với cán bộ Thư viện: Với mong muốn đáp ứng ngày càng tốt hơn các yêu cầu của người dùng, Thư viện cần phải tăng cường các kênh tương tác với họ để có thể nhận diện được nhu cầu cụ thể từ đó chuẩn bị tốt các khả năng đáp ứng. Chức năng chat trực tuyền trên ứng dụng di động của thư viện thông minh là một kênh tương tác rất quan trọng và cần thiết. Qua chức năng này, dù người dùng đang ở bất cứ đâu cũng đều có thể dễ dàng gửi các thắc mắc của mình về bất kỳ vấn đề gì liên quan đến hoạt động thư viện và đảm bảo rằng các câu hỏi đó đều được cán bộ thư viện phản hồi một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Giải pháp thư viện thông minh của công ty D&L được xây dựng với 3 phần mềm chính bao gồm: Library Monitoring and Managing System, Touch Screen Application và Patron Mobile Application; đáp ứng đầy đủ các chức năng và tiện ích của một thư viện thông minh cần có. Trong đó:

-              Library Monitoring and Managing System: Tích hợp chung cả chức năng quản lý hệ thống thư viện và quản lý giám sát tòa nhà thư viện. Trên một trang quản trị duy nhất, cán bộ quản trị của thư viện hoàn toàn có thể quản lý được toàn bộ các chức năng của hệ thống như hoạt động đặt phòng, quản lý tin tức hoạt động, quản lý sự kiện và đăng ý sự kiện, hỗ trợ trực tuyến… hay quản lý các thiết bị và giám sát tòa nhà với một số các chức năng tiện ích như: quản lý không gian vật lý của thư viện, quản lý các thiết bị IoT, giám sát hệ thống hay thiết lập các chính sách, quy luật điều khiển thiết bị…

-              Touch Screen Application: Cung cấp các chức năng tìm kiếm tài liệu, hiển thị thông tin về thư viện theo thời gian thực (chỉ số chất lượng không khí, độ ồn, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm…), chức năng bản đồ vị trí thực của thư viện, bản đồ nhiệt theo khu vực và các thông tin về sự kiện.

-              Patron Mobile Application: Là giao diện di động dành riêng cho người sử dụng thư viện. Một số các chức năng tiện ích cung cấp cho người dùng các trải nghiệm mới và thú vị bao gồm: Tìm kiếm tài liệu, sử dụng một tài khoản chung để truy cập và sử dụng nhiều phần mềm nền tảng được tích hợp trên hệ thống, xem lịch đặt phòng và đăng ký – checkin phòng học nhóm, đăng ký tham gia các sự kiện được tổ chức tại thư viện, quản lý các thông tin tài khoản cá nhân hay lịch sử mượn trả tài liệu, lịch sử đặt phòng, các khoản tiền phạt, các tương tác trực tuyến, gửi các thông tin phản hồi tới thư viện…

Đối với các cảm biến, giải pháp thư viện thông minh của công ty D&L sử dụng loại cảm biến đa năng, trong đó một thiết bị cảm biến được tích hợp nhiều chức năng khác nhau gồm: cảm biến chất lượng không khí, cảm biến độ ồn, cảm biến ánh sáng và cảm biến nhiệt độ độ ẩm.

Về thiết bị, hệ thống thư viện thông minh do công ty D&L phát triển áp dụng một số loại thiết bị bao gồm: Công tắc thông minh, ổ cắm thông minh, điều khiển thông minh và khóa thông minh. Cụ thể trong đó:

-               Công tắc thông minh: Là loại thiết bị có thể nhận diện được các lệnh điều khiển thông qua thiết bị điều khiển từ xa hoặc thông qua ứng dụng di động để đóng, cắt mạch điện. 

-               Ổ cắm thông minh: Loại ổ cắm điện được sử dụng trong thư viện thông minh là loại ổ cắm điện có khả năng nhận diện được tín hiệu điều khiển từ xa để kết nối hoặc ngắt kết nối đồ điện tử với nguồn điện. 

-               Điều khiển thông minh: Điều khiển thông minh cho phép người dùng có thể điều khiển được các thiết bị từ xa như bật, tắt hoặc thay đổi chức năng của thiết bị được tích hợp với nó. Trên trang Library Monitoring and Managing System của hệ thống thư viện thông minh cung cấp một giao diện điều khiển thiết bị, cho phép người quản trị có thể kiểm soát thông tin và điều khiển toàn bộ các thiết bị áp dụng trong tòa nhà thư viện như: điều khiển điều hòa, các thiết bị điện chiếu sáng…

 

4.         Những tiện ích có thể trải nghiệm trong thư viện thông minh cho người dùng

Thư viện thông minh cung cấp một trải nghiệm hoàn toàn mới cho người dùng thông qua các tiện ích mà họ có thể được làm chủ trong phương thức tiếp cận, bao gồm:

-               Người dùng được sử dụng nhiều loại không gian miễn phí khác nhau cho các hoạt động học tập nghiên cứu trong không gian mở và tự chủ: Trong thư viện thông minh, các không gian thư viện đều được thiết kế với những đặc trưng riêng để phục vụ cho các mục đích khác nhau của người dùng như khu vực tự học, khu vực học nhóm… Tại đây, người dùng hoàn toàn có thể tự do sử dụng các loại không gian phục vụ nhu cầu học tập nghiên cứu của mình, ngoại trừ những phòng học nhóm yêu cầu cần có sự kiểm soát của thư viện.

-               Tìm kiếm tài liệu: Trong thư viện thông minh, người dùng chỉ cần thực hiện tìm kiếm một lần trong cơ sở dữ liệu của thư viện, hệ thống sẽ trả về các kết quả phù hợp bao gồm cả các tài liệu truyền thống, tài liệu số và các tài liệu trên cơ sở dữ liệu điện tử. Theo đó, người dùng hoàn toàn có thể đọc trực tuyến hoặc xem thông tin chi tiết về một cuốn sách có trong thư viện…Ngoài ra, hệ thống thư viện thông minh cũng cung cấp một chỉ dẫn tới vị trí cuốn sách trong thư viện mà người dùng cần tìm.

-               Chức năng gợi ý tài liệu: Thông qua các beaccon/ camera được lắp đặt trong thư viện, hệ thống thư viện thông minh có khả năng nhận diện được các nhu cầu tin của người dùng, từ đó có thể đưa ra các gợi ý sử dụng tài liệu cho họ. Ví dụ như khi tới thư viện, người dùng thường xuyên sử dụng các sách chuyên ngành luật. Theo đó, khi người dùng sử dụng các công cụ tìm tài liệu, hệ thống sẽ đưa ra các gợi ý tài liệu về chuyên ngành luật giúp họ có thể tìm kiếm tài liệu mình cần một cách nhanh chóng và chính xác hơn.

-               Tự checkout, checkin tài liệu: Thư viện thông minh với tiêu chí người dùng tự làm chủ và tự phục vụ, do đó thay vì phải tới quầy thủ thư để thực hiện thủ tục ghi mượn, ghi trả thì người dùng hoàn toàn có thể tự lấy sách trong thư viện sau đó tự ghi mượn cho mình thông qua kiost tự ghi mượn, hoặc tự ghi trả.

-               Tìm chỗ ngồi trống: Trên giao diện di động hoặc màn hình cảm ứng đặt tại thư viện, người dùng có thể biết được số lượng người sử dụng trên tổng số chỗ ngồi của thư viện, từ đó có thể xác định kế hoạch sử dụng thư viện phù hợp.

-               Xem bản đồ khu vực ồn, yên tĩnh; bản đồ nhiệt của từng khu vực trong thư viện theo thời gian thực.

-               Xem lịch đặt phòng họp, đăng ký - checkin phòng học nhóm: Trên ứng dụng di động, người dùng có thể xem được lịch đặt phòng của thư viện, tìm kiếm lịch đặt phòng theo thời gian và có thể tự đăng ký phòng học cho mình. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tự mở cửa phòng họp thông qua ứng dụng trên điện thoại di động mà không cần sự hỗ trợ từ phía cán bộ thư viện.

-               Đăng ký tham gia sự kiện: Khi quan tâm tới một sự kiện được tổ chức tại thư viện, người dùng dễ dàng để có thể đăng ký tham gia một sự kiện từ ứng dụng di động. Sau khi đăng ký thành công, hệ thống có thể sẽ gửi cảnh báo cho người dùng để nhắc nhở lịch sự kiện sắp diễn ra hay nếu có bất kỳ thay đổi về thời gian của sự kiện…

-               Chức năng chát, hỗ trợ trực tuyến: Từ giao diện di động, người dùng có thể chát với cán bộ thư viện khi có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến các dịch vụ của thư viện, ngay sau khi nội dung được gửi đi, cán bộ sẽ có phản hồi nhanh chóng. Chức năng chát trực tuyến giúp các nhu cầu của người dùng được nhận diện và đáp ứng một cách tối ưu hơn.

-               Ngoài các chức năng trên, thư viện thông mình còn cho phép người dùng có thể quản lý được các thông tin cá nhân của mình hay lịch sử mượn trả tài liệu, lịch sử đặt phòng và sử dụng phòng học nhóm hay các khoản phí, tiền phạt liên quan. Thêm vào đó, cũng từ giao diện di động, người dùng hoàn toàn có thể thực hiện gia hạn tài liệu hay đặt lịch các dịch vụ tư vấn của thư viện…

 

5.         Lợi ích của thư viện thông minh

Xuất phát từ những chức năng trên, dễ dàng nhận thấy thư viện thông minh mang lại nhiều giá trị lợi ích cho thư viện cũng như người sử dụng:

Đối với thư viện

-               Thư viện thông minh giúp thay đổi phương thức hoạt động của thư viện: Việc sử dụng thư viện thông minh làm thay đổi hoàn toàn phương thức hoạt động của thư viện. Với mục tiêu chính là “Hướng người dùng”, trong đó người dùng có thể chủ động trong việc sử dụng các nguồn tài nguyên của thư viện thay vì phải thông qua các quy trình thủ tục với cán bộ như trước kia, làm thay đổi toàn bộ hình ảnh về thư viện trở nên tốt đẹp hơn, từ đó người dùng cũng thêm yêu thích thư viện hơn.

-               Thư viện thông minh tập trung vào những tiện ích mới và nâng cao chất lượng dịch vụ cho người dùng, tạo cho họ những trải nghiệm hoàn toàn mới, giúp thu hút người dùng tới thư viện.

-               Với những tiện ích cho phép người dùng tự làm chủ, thư viện thông minh giúp hạn chế các thao tác của cán bộ thư viện, từ đó giúp thư viện giảm thiểu được nguồn nhân lực trong các hoạt động không cần thiết và tập trung hơn nguồn nhân lực cho bộ phận tư vấn người dùng.

-               Việc sử dụng các thiết bị thông minh giúp thư viện giảm thiểu được tối đa các chi phí về điện năng tiêu thụ.

-               Với việc tăng cường hiệu quả hoạt động của thư viện, thư viện thông minh cũng góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, cải thiện chất lượng giáo dục, nâng tầm quốc tế.

Đối với bạn đọc

-               Thư viện thông minh được hoạt động theo hướng mở, tạo điều kiện cho người dùng có thể tự làm chủ và tự thực hiện các quy trình, hoạt động phục vụ nhu cầu tin cho bản thân, từ đó tạo cho họ cảm giác thoải mái, thân thiện và tự chủ.

-               Thư viện thông minh cung cấp giao diện Mobile đáp ứng đúng xu hướng công nghệ cũng như nhu cầu thực tiễn của người dùng. Hiện nay, hầu hết các người dùng thư viện đều sử dụng điện thoại thông minh, do đó, việc cung cấp ứng dụng mobile giúp người dùng cảm thấy việc sử dụng thư viện trở nên thuận tiện, linh hoạt, dễ thích nghi,  và phù hợp với họ, từ đó tăng cường hoạt động tương tác giữa bạn đọc với thư viện.

-               Chỉ cần đăng nhập một lần trên một giao diện duy nhất người dùng có thể nắm bắt được toàn bộ các sản phẩm, dịch vụ của thư viện; điều đó vừa giúp người dùng tiết kiệm thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu phù hợp, mặt khác giúp họ dễ dàng và nhanh chóng nắm bắt được các sản phẩm và dịch vụ của thư viện, từ đó có thể áp dụng khi cần thiết.

-               Mọi thông tin về trạng thái hoạt động của các yếu tố trong thư viện đều được cập nhật theo thời gian thực giúp người dùng dễ dàng nhận biết và có những điều chỉnh cá nhân cần thiết cho việc sử dụng các dịch vụ của thư viện, từ đó giúp họ thấy được những tiện ích của thư viện đem lại và ngày càng trở nên yêu thích thư viện hơn. 

 

6.         Kết luận

Thư viện thông minh là một sự đổi mới về tư duy, công nghệ cũng như quy trình hoạt động trong lĩnh vực thư viện. Trong đó, phải nhấn mạnh đến việc thay đổi phương thức hoạt động cũng như bộ mặt của thư viện. Nếu như trước đó, các dịch vụ thư viện phục vụ cho bạn đọc thông thường phải thông qua cầu nối trung gian là cán bộ thư viện, thì với hệ thống thư viện thông minh, người dùng có thể tự làm chủ và tự phục vụ các nhu cầu của mình, vừa giảm thiểu các quy trình thủ tục của thư viện, mặt khác tiết kiệm thời gian cho cả cán bộ thư viện cũng như người dùng. Cùng với đó, dựa trên cách thức hoạt động của thư viện mà cách nhìn nhận của người dùng đối với thư viện cũng thay đổi, trước kia nếu thư viện được coi là nơi trông giữ sách và chỉ đáp ứng tài liệu cho bạn đọc khi họ có nhu cầu, thì ngày nay tất cả các nguồn tài nguyên, dịch vụ của thư viện luôn trong trạng thái mở, sẵn sàng cho bạn đọc sử dụng bất cứ khi nào và bất cứ nơi đâu.

 

Có thể khẳng định rằng, việc áp dụng thư viện thông minh sẽ đem lại nhiều lợi ích to lớn cho thư viện. Song việc ứng dụng hệ thống thư viện thông minh là một vấn đề còn khá mới mẻ đối với các trên thế giới cũng như ở Việt Nam, do đó cần thiết phải có các thư viện dám nghĩ dám làm, tiên phong triển khai hệ thống và kiểm nghiệm lại những hiệu quả của nó. Từ đó có những nhận xét, đánh giá khách quan về hệ thống để đưa ra đề xuất áp dụng, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện và từng bước bắt kịp với xu hướng phát triển của các thư viện trên thế giới.

 

                                                                                                                                                                                Tác giả: ThS Dương Thị Thu Thủy

(Kỷ yếu: Tối ưu hóa quản trị tri thức số: Chính phủ - Doanh nghiệp - Thư viện do NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội xuất bản)