HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MỘT SỐ TÍNH NĂNG SIERRA TRONG MÙA DỊCH COVID

Kính gửi quý khách hàng,

 

Với sự phát triển và lây lan ngày càng phức tạp của COVID-19 đang diễn ra trên phạm vi toàn thế giới thì hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp trong đó có các thư viện, trường học đang phải đóng cửa tạm thời hoặc thay đổi cách thức hoạt động dịch vụ. Hãng Innovative Interfaces và Công ty D&L luôn ưu tiên vấn đề sức khỏe, sự an toàn của khách hàng và nhân viên, song vẫn đảm bảo rằng đội ngũ hỗ trợ của Innovative và D&L luôn sẵn sàng để hỗ trợ khách hàng trong giai đoạn này.

 

Nếu Quý Thư viện đang tạm thời đóng cửa, D&L gửi một số gợi ý cho việc sử dụng một số tính năng của Sierra để Quý Thư viện tham khảo:

1.    Truy cập vào hệ thống Sierra từ xa dành cho cán bộ thư viện

·     Làm việc với bộ phận IT của thư viện hoặc đơn vị bạn để thiết lập khả năng truy cập từ xa cho nhân viên vào hệ thống như VPN, tường lửa và giới hạn truy cập mạng… Thông thường, VPN là phương pháp được khuyến khích.

·     Bên cạnh đó, cán bộ thư viện cũng có thể sử dụng giao diện Sierra Web để truy cập vào Sierra theo đường link: 

http://[domaincủa Sierra của thư viện bạn]/sierra/sierraweb/

Ví dụ: http://opac.vnulib.edu.vn/sierra/sierraweb/

Tuy nhiên phương pháp này có một số giới hạn hơn so với giao diện SDA (cài trên máy tính của cán bộ TV) như sau:

- Bị giới hạn số người truy cập đồng thời:

o   Sierra 4.0 và trước đó: 5 phiên làm việc đồng thời

o   Sierra 4.1 và Sierra 4.2: 30 phiên làm việc đồng thời

o   Sierra 4.3: 40 phiên làm việc đồng thời

o   Sierra 5.0 và sau đó: 60 phiên làm việc đồng thời

- Không mở được nhiều phiên làm việc trên cùng một thiết bị. Ví dụ: bạn mở nhiều tab trình duyệt hoặc cửa sổ để làm các công việc khác nhau cùng một lúc.

- Thời gian time out: Sierra Web tự động thoát phiên làm việc (time out) của bạn sau một giờ không làm việc. Không giống SDA, Sierra Web tự động thoát phiên làm việc của bạn kể cả khi bạn đang thực hiện một giao dịch lưu thông dang dở. Ví dụ: nếu bạn bắt đầu quá trình ghi mượn tài liệu cho một bạn đọc và rời khỏi bàn làm việc khi chưa kết thúc giao dịch này, Sierra Web vẫn thoát ra. 

 

2.    WebPAC

·     Nếu bạn muốn hiển thị một dòng thông báo trên trang WebPAC của thư viện nhằm thông báo về tình hình đóng cửa thư viện cho bạn đọc, vui lòng liên hệ D&L, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.

·     Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Patron message để gửi tin nhắn cho bạn đọc trong trang cá nhân của họ trên WebPAC:

 

·     Bạn có thể xem xét xem tài liệu ở các kho đóng cửa có nên được hiển thị trên OPAC hay không. Nếu có, không cần thực hiện thay đổi gì. Nếu không, hãy dùng Create Lists để tạo danh sách các item có mã của thư viện đóng cửa tạm thời và dùng tính năng Rapid Update để thay đổi trường Item Code 2 sang giá trị “suppress”.

·     Bạn cũng có thể xem xét xem có nên thay đổi tên của kho để chỉ ra rằng nó đã đóng cửa bằng cách thay đổi tên trong bảng Branches.

·     Bạn có thể xem xét xem các đơn đặt hàng hoặc checkin/holding record của thư viện đóng cửa có cần được ẩn khỏi WebPAC không. Nếu không, không cần thực hiện thay đổi gì. Nếu có, hãy dùng Create Lists để tạo danh sách các đơn đặt và biểu ghi checkin/holding có mã của thư viện đóng cửa tạm thời và dùng tính năng Rapid Update để thay đổi trường tương ứng trên biểu ghi đó sang giá trị “suppress”.

 

3.    Lưu thông

·     Xem xét kích hoạt tính năng Automatic Renewal. Tính năng này có thể tự động gia hạn một tài liệu khi không có đặt mượn nào trên nhan đề đó.

·     Xem xét kích hoạt tính năng Batch Due Date Extension. Tính năng này sử dụng Rapid Update để thay đổi ngày hết hạn của một danh sách các tài liệu đang mượn tới một ngày mà bạn muốn.

·     Nếu thư viện của bạn vẫn đang mở cửa và muốn các tài liệu sắp được ghi mượn có ngày hết hạn được gán đến một ngày cụ thể mà bạn mong muốn, hãy tạo một chính sách lưu thông mới với mã code (A)bsolute và sử dụng ngày Julian trong bảng Loan Rules. Chính sách này cũng nên được thiết lập không cho đặt mượn. Sau đó sử dụng dòng cuối cùng của bảng Loan Rule Determiner để gán tất cả các location (?????), patron type (9999) và item type (9999) tới chính sách lưu thông mới vừa tạo. Lưu ý là điều này sẽ bao gồm cả các tài liệu non-circulation. Nếu cẩn thận hơn, bạn có thể lựa chọn từng kiểu tài liệu một thay vì dùng 9999 cho item type.

·     Khi thư viện làm việc trở lại, cán bộ thư viện nên có thể sử dụng chức năng Backdate để ghi trả tài liệu cho bạn đọc mà không tính tiền phạt vì tài liệu được trả muộn.

·     Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Globally Purge Charges để xóa bỏ tiền phạt của bạn đọc theo lô:

 

4.    Đặt mượn

·     Nếu bạn muốn tắt tính năng đặt mượn trên WebPAC, hãy liên hệ với D&L. Bạn đọc sẽ không còn khả năng đặt mượn từ giao diện này.

·     Đối với những tài liệu đã ở trên giá đặt mượn chờ bạn đọc đến nhận, bắt đầu từ ngày 23/3/2020, chúng tôi có thể chạy để cập nhật ngày pickup date tới một ngày mà thư viện có thể mở cửa lại. Nếu bạn muốn vậy, hãy liên hệ với D&L.

·     Khi thư viện mở cửa trở lại, để ngăn cản các tài liệu đã được giữ cho bạn đọc không bị quá hạn, bạn có thể tạm thời không chạy chương trình Clear Holdshelf. Hãy đợi thêm một thời gian để cho phép bạn đọc đến thư viện nhận tài liệu của họ. Hết thời gian chờ đó, hãy chạy chương trình này để xóa đặt mượn và giải phóng các tài liệu liên quan.

·     Đối với các đặt mượn quá hạn trong thời gian đóng cửa (ngày Note Wanted After), sử dụng chức năng Create Lists để tìm những bib/item mà có đặt mượn với một ngày Not Wanted After rời vào trong khoảng thời gian mà thư viện đóng cửa và cập nhật những đặt mượn này như mong muốn của bạn.