Đề xuất giải pháp cho chương trình chuyển đổi số trong thư viện

I. Đặt vấn đề chuyển đổi số

Có thể khẳng định rằng, chuyển đổi số là vấn đề tất yếu và vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một đơn vị, một doanh nghiệp, một quốc gia; nó tác động mạnh mẽ và làm thay đổi mọi mặt của đời sống xã hội. Vậy chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là việc sử dụng dữ liệu và công nghệ số để thay đổi một cách tổng thể và toàn diện tất cả các khía cạnh của đời sống kinh tế – xã hội, tái định hình cách chúng ta sống, làm việc, và tương tác với nhau.

Cụ thể hơn, chuyển đổi số được hiểu là sự tích hợp đầy đủ các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một đơn vị, một doanh nghiệp; ứng dụng các công nghệ, nhằm thay đổi cách thức vận hành, mô hình hoạt động và đem đến những hiệu quả cao hơn, những giá trị mới hơn cho các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp. Chuyển đổi số mang lại nhiều trải nghiệm và tiện ích cho nhân viên, bên cạnh đó còn giúp đơn vị, doanh nghiệp đa dạng hóa các dịch vụ, tiện ích và trải nghiệm mới cho khách hàng – những người thụ hưởng hoặc sử dụng dịch vụ của đơn vị, doanh nghiệp.

Hiện nay, khi đại dịch covid 19 đang diễn ra hết sức phức tạp và gây hậu quả nghiêm trọng đến các lĩnh vực cốt yếu của 1 quốc gia như kinh tế, văn hóa, giáo dục…thì việc đẩy mạnh chuyển đổi số để từng bước thích nghi cũng như giảm thiểu hậu quả mà covid để lại lại càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

II. Chuyển đổi số trong lĩnh vực thư viện

Chuyển đổi số trong thư viện là một nhiệm vụ cấp thiết của các trung tâm thông tin-thư viện nhằm cải thiện quy trình, giảm thiểu thời gian công sức làm việc cho nhân viên và đặc biệt là mang lại sự tiện lợi và nhiều dịch vụ tiện ích cho người dùng trong việc tìm kiếm và khai thác tài nguyên thông tin.

Ngày 11/ 02/ 2021, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định Số: 206/QĐ-TTg: Quyết định Phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. Theo đó, mục tiêu chung của chương trình chuyển đổi số ngành thư viện là “Ứng dụng mạnh mẽ, toàn diện công nghệ thông tin, nhất là công nghệ số nhằm nâng cao năng lực hoạt động của các thư viện và hình thành mạng lưới tư viện hiện đại; đảm bảo cung ứng dịch vụ đáp ứng nhu cầu của người sử dụng; thu hút đông đảo người dân quan tâm, sử dụng dịch vụ thư viện, góp phần nâng cao dân trí, xây dựng xã hội học tập.”

Trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 đang diễn ra hết sức phức tạp như hiện nay, sự thay đổi phương thức học tập và làm việc từ hình thức “onsite” sang “online” khiến các thư viện càng hiểu rõ sự cần thiết và cấp bách của vấn đề chuyển đổi số hơn bao giờ hết. Song, để làm được điều đó, ngoài việc giải quyết các vấn đề về cơ chế, chính sách và các quy định của pháp luật, các cơ quan, đơn vị, trung tâm thông tin thư viện cần thiết phải tìm hiểu, nghiên cứu các giải pháp công nghệ kỹ thuật vừa đảm bảo mang tính đồng bộ, đáp ứng được yêu cầu của chương trình chuyển đổi số, vừa phải đảm bảo tính ổn định, bền vững và khả năng phát triển, mở rộng trong tương lai.

III. Các giải pháp công nghệ của DLCorp

1. Mô hình tổng quan hệ thống thư viện hiện đại, theo chuẩn quốc tế

Để thực hiện tốt nhiệm vụ chuyển đổi số trong lĩnh vực thư viện, đòi hỏi trước tiên các Trung tâm thông tin, thư viện cần thiết phải nắm được mô hình tổng quan và các thành phần cấu thành của một hệ thống thư viện đồng bộ, theo chuẩn thế giới.

Theo đó, mô hình tổng quan về hệ thống thư viện hiện đại được thể hiện như hình dưới đây:

Trong đó, một thư viện hiện đại cần có đầy đủ các yếu tố sau:

• Nguồn tài nguyên: Gồm tài nguyên truyền thống, tài nguyên số, tài nguyên điện tử
• Hạ tầng công nghệ thông tin: Gồm có máy chủ, thiết bị sao lưu phục hồi, thiết bị mạng, thiết bị an ninh tường lửa
• Hệ thống số hóa tài liệu: Máy số hóa tự động chuyên dụng
• Phần mềm quản lý thư viện: Gồm phần mềm quản lý tài liệu in ấn (phần mềm nền tảng dịch vụ thư viện, phần mềm quản trị thư viện tích hợp), phần mềm quản lý tài nguyên số, phần mềm tìm kiếm tài nguyên tập trung. Ngoài ra, thư viện cần có thêm cổng thông tin thư viện tích hợp các phần mềm trên để tạo thành cổng thông tin duy nhất cung cấp các thông tin và các tiện ích tra cứu, tương tác với thư viện cho người dùng.
• Hệ thống an ninh thư viện: Chip RFID/ Mã vạch/ Chỉ từ; cổng an ninh; máy đọc mã vạch, nạp/ khử từ, trạm lập trình lưu thông, máy mượn trả tự động, thiết bị kiểm kê.

2. Các giải pháp công nghệ của DLCorp phục vụ chương trình chuyển đổi số trong thư viện

DLCorp rất vinh dự và tự hào là đơn vị đồng hành cùng với các các tổ chức chính phủ, giáo dục, y tế, môi trường… để xây dựng và phát triển các trung tâm thông tin thư viện hiện đại, bắt kịp với xu thế phát triển của lĩnh vực thư viện trên thế giới. Là doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực Thư viện, với tôn chỉ “thấu hiểu khách hàng” và “hướng về cộng đồng”, DLCorp luôn cố gắng để tìm tòi, nghiên cứu và đưa ra những sản phẩm, giải pháp phần mềm ưu việt, không chỉ là các giải pháp hiện đại nhất, tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện mà còn phù hợp với mô hình, đặc trưng và điều kiện của các trung tâm thông tin thư viện.

Về mặt công nghệ, DLCorp cung cấp đầy đủ các giải pháp phần mềm, trang thiết bị để xây dựng một thư viện hiện đại, theo chuẩn quốc tế, đáp ứng các vấn đề đặt ra trong chương trình chuyển đổi số đối với các trung tâm thông tin thư viện. Bao gồm:

2.1. Giải pháp thư viện thông minh

DLCorp cung cấp giải pháp thư viện thông minh L’ima. L’ima là từ viết tắt của L’imaginaire – có ý nghĩa là vùng tưởng tượng. Với các kiến thức và kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực giáo dục và thông tin thư viện, kết hợp với khả năng sáng tạo trong công nghệ thông tin, chúng tôi đã tạo ra sản phẩm thư viện thông minh L’ima với mục tiêu “gìn giữ giá trị cốt lõi của thư viện đồng thời đem lại những trải nghiệm đầy hứng khởi cho bạn đọc”.

L’ima là sự kết hợp chặt chẽ giữa 3 yếu tố gồm:

• Xây dựng môi trường thư viện lý tưởng: L’ima đo lường và theo dõi các thông số về môi trường theo thời gian thực như Nhiệt độ, Độ ẩm, Ánh sáng, Tiếng ồn, Chất lượng không khí trong các khu vực của thư viện và hiển thị thông tin trên các màn hình theo dõi cũng như trên ứng dụng di động của bạn đọc…
• Ứng dụng các thiết bị thông minh: L’ima ứng dụng các thiết bị thông minh IoT cho phép chuyển đổi toàn bộ môi trường thư viện sang một môi trường được đo lường, theo dõi, giám sát và tự động hóa một cách toàn diện. Qua đó, L’ima có khả năng tự động điều khiển các thiết bị có liên quan như điều chỉnh điều hòa, thiết bị chiếu sáng… dựa theo các quy luật thiết lập sẵn hoặc dưới sự điều khiển của cán bộ quản trị thông qua thiết bị điều khiển thông minh mà không cần thêm bất kỳ tác động nào khác của con người.
• Cá nhân hóa và mang lại nhiều tiện ích, trải nghiệm cho người dùng: L’ima có khả năng kết hợp giữa phân tích hình ảnh giám sát từ Camera và dữ liệu thời gian thực để xác định vị trí của bạn đọc trong thư viện. Cùng với khả năng tổng hợp và phân tích các hành động tương tác của người dùng trên hệ thống, L’ima có khả năng đưa ra các gợi ý phù hợp theo nhu cầu, thói quen của người sử dụng. Từ kết quả phân tích được đưa ra, người quản lý có thể thay đổi, sắp xếp lại không gian, khu vực cũng như đưa ra các mục tiêu phát triển thư viện phù hợp hơn trong tương lai.

2.2. Phần mềm quản lý tài nguyên truyền thống

Đối với phần mềm quản lý tài nguyên truyền thống, DLCorp cung cấp 2 giải pháp phần mềm bao gồm phần mềm nền tảng dịch vụ thư viện Sierra và phần mềm quản trị thư viện tích hợp mã nguồn mở Koha. Trong đó:

• Phần mềm nền tảng dịch vụ thư viện Sierra: Là hệ thống phần mềm nền tảng dịch vụ thư viện (library services platform – LSP) được phát triển bởi hãng Innovative Interfaces – một trong những nhà cung cấp giải pháp phần mềm chuyên về thư viện lớn nhất trên thế giới. Đây là thế hệ tiếp theo của phần mềm quản trị thư viện tích hợp (integrated library system – ILS).
• Phần mềm quản trị thư viện tích hợp mã nguồn mở Koha: Là hệ quản trị thư viện tích hợp (Integrated Library System) mã nguồn mở đầu tiên đồng thời là một trong những phần mềm quản lý thư viện phổ biến nhất hiện nay, đang được áp dụng tại hơn 4.600 thư viện trên toàn thế giới. Koha được phát triển lần đầu tiên bởi Katipo Communications và thư viện Trust năm 1999.

2.3. Phần mềm quản lý tài nguyên số

• Phần mềm quản lý tài nguyên số DSpace: DSpace là phần mềm mã nguồn mở với mục đích quản lý tài nguyên số nội sinh cho các thư viện, các cơ quan, trường học, tổ chức, viện nghiên cứu, trung tâm thông tin – dữ liệu, được phát triển bởi HP Labs và MIT từ năm 2002. Với sự tin dùng của hơn 2.900 thư viện trên thế giới, DSpace hiện đang là phần mềm quản lý tài nguyên số được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay. Trong đó, bao gồm 8/10 thư viện trường Đại học lớn nhất Thế giới như Massachusetts Institute of Technology (MIT) – Hoa Kỳ, University of Oxford – Bodleian Libraries, University of Oxford – Anh Quốc, Stanford University, University of Cambridge – Anh Quốc – Site DSpace…

2.4. Phần mềm tìm kiếm tập trung

Khi có nhiều nguồn thông tin, tài liệu khác nhau như tài nguyên truyền thống, tài nguyên số và các cơ sở dữ liệu điện tử… thì việc hợp nhất các nguồn tài nguyên tạo ra một điểm truy cập và tìm kiếm chung cho tất cả các nguồn tài nguyên là vấn đề cần thiết của thư viện, giúp bạn đọc giảm thiểu được thời gian công sức tìm kiếm.

DLCorp cung cấp 2 giải pháp tìm kiếm tập trung cho thư viện gồm:

• Giải  pháp  tìm  kiếm  tập  trung  EBSCO Discovery Service (EDS): Là phần mềm tìm kiếm tập trung được xây dựng và phát triển bởi tập đoàn EBSCO – Nhà cung cấp cơ sở dữ liệu lớn nhất trên thế giới. EDS có khả năng kết nối tới tất cả các nguồn tài nguyên: tài liệu in ấn, tài nguyên số nội sinh, cơ sở dữ liệu điện tử, tài nguyên học liệu mở… và cung cấp một cổng tìm kiếm duy nhất giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và khai thác tài nguyên. EDS hiện đang được sử dụng tại hơn 8.000 thư viện trên toàn thế giới, trong đó có 7/10 trường đại học lớn nhất thế giới như Stanford, UC Berkeley…
• Phần  mềm  tìm  kiếm  tập  trung  Vufi­nd:  Là phần mềm tìm kiếm tập trung mã nguồn mở, phát triển ban đầu bởi trường Đại học Villanova năm 2010. Vu­find thay thế giao diện OPAC cổ điển và cho phép bạn đọc tìm kiếm trên một giao diện duy nhất các dạng tài nguyên khác nhau của thư viện như tàinguyên truyền thống, tài nguyên số.

2.5. Phần mềm cổng thông tin thư viện

• Cổng thông tin thư viện Drupal: DLCorp cung cấp dịch vụ triển khai cổng thông tin thư viện dựa trên hệ quản trị nội dung mã nguồn mở Drupal. Drupal hiện nay được áp dụng cho hàng triệu website và ứng dụng trên thế giới. Với hơn 30.000 modules và 2000 giao diện sẵn có, Drupal là nền tảng phù hợp để xây dựng cổng thông tin thư viện. Với Drupal, người quản trị hệ thống tạo và tổ chức dữ liệu, tùy chỉnh cách trình bày theo nhu cầu, đặc trưng của cơ quan đơn vị.

2.6. Trang thiết bị thư viện

DLCorp cung cấp trọn bộ giải pháp an ninh thư viện với công nghệ RFID của FE Technology, bao gồm các thành phần sau:

• Cổng an ninh thư viện: Cổng an ninh có chức năng quản lý, giám sát và đưa các các cảnh báo tới thủ thư khi có các di chuyển tài liệu trái phép ra khỏi khu vực thư viện. Cổng an ninh thư viện RFID của FE Technologies là giải pháp an ninh lý tưởng cho các thư viện cần một hệ thống an ninh tinh tế về mặt thẩm mỹ, kết hợp hài hòa với kiến trúc thư viện. Cánh cổng được làm từ Acrylic có độ trong suốt cao, gần như hòa vào nội thất thư viện. Cổng an ninh có nhiều loại như 2 cánh 1 lối đi, 3 cánh 2 lối đi hoặc có thể kết hợp thành 1dãy. Cổng an ninh thư viện có hệ thống báo động riêng. Khi có tài liệu chưa được kiểm duyệt đi qua, các cánh gắn hai bên bên lối đi sẽ sáng đèn đồng thời phát ra âm thanh cảnh báo gây sự chú ý.
• Chip RFID: Chip RFID có hai chức năng nhiệm vụ chính là lưu thông tin và đảm bảo an ninh cho tài liệu. Trong quá trình xử lý tài liệu, cán bộ thủ thư sẽ nhập thông tin cho chip RFID để phục vụ việc lưu thông trong thư viện. Đồng thời kích hoạt bit an ninh trên chip RFID để bật chế độ bảo vệ cho tài liệu. Khi chế độ này được kích hoạt, cổng từ sẽ phát hiện và phát tính hiệu cảnh báo. Chip RFID của FE Technologies được thiết kế cho phép đọc dữ liệu dễ dàng, có độ bền cao và có nhiều kích thước phù hợp cho từng sản phẩm. Các thẻ tiêu chuẩn được thiết kế để sử dụng trên hầu hết các tài liệu của thư viện: sách, tạp chí định kỳ, hộp đĩa DVD…
• Trạm lập trình/Trạm lưu thông: Đây là công cụ hỗ trợ thủ thư thực hiện các thao tác nạp dữ liệu, đọc dữ liệu từ chip RFID và bật/tắt chế độ an ninh của chip RFID. Thông thường một thiết bị có cả hai chức năng đọc và ghi dữ liệu cho chip RFID để dễ dàng cho việc sử dụng và thay thế trong hoạt động thực tế. FE Technologies cung cấp một phần mềm riêng đã được cấp bằng sáng chế cho chức năng lập trình và lưu thông, hỗ trợ tương tác với phần mềm thư viện dễ dàng và tự động, khả năng tương tác thông minh với các phần mềm thư viện giảm thiểu thao tác lỗi xảy ra.
• Trạm mượn trả tự động (Selfcheck): Trạm mượn trả tự động cho phép bạn đọc có thể tự thực hiện các thao tác mượn, trả, gia hạn, đóng tiền phạt tại đây. Trạm mượn trả tự động của FE Technologies mang tới diện mạo mới cho thư viện hiện đại. Được thiết kế hỗ trợ thực hiện đặt mượn nhiều tài liệu cùng lúc, máy quét barcode CCD giúp đọc mã vạch từ thiết bị di động và trên giấy. Màn hình cảm ứng lớn cho phép hiển thị đầy đủ các tài liệu giúp bạn đọc cảm thấy thuận tiện và mang lại trải nghiệm tuyệt vời.
• Máy mượn (trả) sách tự động 24/7: FE Technologies là máy phân phối tài liệu thư viện độc lập cho phép thư viện cung cấp cho bạn đọc khả năng mượn bất cứ lúc nào. Máy lý tưởng để sử dụng trong các phòng học 24/7, khu vực ký túc xá.
• Thiết bị trả sách 24/7: Chúng tôi cung cấp máy trả sách tự động 24/7 cho phép bạn đọc trả lại nhiều tài liệu cùng một lúc và cung cấp biên lai. Sản phẩm này phù hợp cho những thư viện quy mô lớn, với mong muốn hỗ trợ các độc giả có thể trả lại tài liệu bất cứ lúc nào. Bạn đọc có thể yên tâm việc trả sách đúng hạn bằng việc giữ biên lai thiết bị in ra khi thao tác trả sách hoàn thành.
• Thiết bị kiểm kê: Thiết bị kiểm kê di động của FE Technologies cho phép nhân viên thư viện thực hiện kiểm kê, tìm kiếm các tài liệu, xác định các tài liệu bị xếp không đúng vị trí. Có khả năng đọc 18.000 tài liệu trong vòng một giờ, đây cũng là thiết bị quét được thiết kế đặc biệt cho các thư viện.

2.7. Cơ sở dữ liệu điện tử

• EBSCO: DLCorp là đại diện phân phối độc quyền các cơ sở dữ liệu của EBSCO tại Việt Nam. EBSCO được biết đến là nhà cung cấp hàng đầu thế giới về cơ sở dữ liệu nghiên cứu khoa học, sách điện tử, tạp chí điện tử và các ấn phẩm điện tử đa lĩnh vực như: Đa ngành (Academic), Kinh tế (Business), Y Khoa (Medical), Kỹ thuật (Engineering), Khoa học công nghệ, (Science & Technology), Luật pháp (Legal), Giáo dục (Education)…
• Bên cạnh  đó, chúng  tôi  còn  cung  cấp  các  CSDL  hàng  đầu  khác  như  MITPress, JStor,…

IV. Lợi ích của việc thực hiện chương trình chuyển đổi số trong thư viện

Chuyển đổi số cùng với hiện đại hóa thư viện là một sự đổi mới về tư duy, công nghệ cũng như quy trình hoạt động trong lĩnh vực thư viện, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các trung tâm thông tin thư viện, cho cán bộ nhân viên cũng như mang nhiều trải nghiệm và dịch vụ hữu ích cho người dùng.

• Với người dùng: Trong thời đại bùng nổ thông tin và công nghệ như hiện nay, đòi hỏi các thư viện không chỉ cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ sáng tạo mà còn phải mang lại những tương tác và trải nghiệm có ý nghĩa làm hài lòng người dùng và thúc đẩy lòng trung thành với thư viện. Thực tế cho thấy việc áp dụng phần mềm, công nghệ, trang thiết bị hiện đại theo chương trình chuyển đổi số giúp thư viện vừa mở rộng được các dịch vụ vừa tăng cường chất lượng dịch vụ cho người dùng, từ đó thu hút sự quan tâm của người dùng với thư viện.
• Đối với nhân viên: Kết quả thực hiện chuyển đổi số trong thư viện không chỉ cung cấp cho đội ngũ nhân viên các ứng dụng và thiết bị mới nhất, giảm thiểu thời gian công sức, nâng cao hiệu suất lao động mà còn là việc tạo ra trải nghiệm đơn giản, hiện đại cho họ. Mặt khác, chuyển đổi số cũng giúp đội ngũ nhân viên có cơ hội tiếp cận và nâng cao năng lực chuyên môn cũng như trình độ về công nghệ thông tin.
• Tối ưu hóa quy trình: Một trong những thành quả to lớn mà chuyển đổi số mang lại đó là tối ưu hóa quy trình hoạt động chuyên môn nghiệp vụ cho thư viện. Qua đó, quy trình làm việc của các bộ phận, phòng ban được sắp xếp hợp lý, liền mạch và tự động. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và tài chính, mặt khác còn mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho cả nhân viên và người dùng của thư viện khi các hoạt động được thực hiện liền mạch và dễ kiểm soát. Quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý, quy trình kỹ thuật số và tác vụ tự động là tất cả những cách mà tổ chức có thể tạo ra hiệu quả.

V. Kết luận

Có thể khẳng định rằng, chuyển đổi số là điều kiện tiên quyết để thúc đẩy hiệu quả hoạt động của các thư viện nói riêng và lĩnh vực thư viện tại Việt Nam nói chung; từng bước bắt kịp với xu hướng phát triển của các thư viện trên thế giới. Thực hiện chương trình chuyển đổi số là vấn đề cấp bách và thiết thực đối với tất cả các trung tâm thông tin thư viện không phân biệt quy mô, loại hình… Song, để đạt kết quả cao trong chương trình chuyển đổi số, các thư viện cần thiết phải tiến hành nghiên cứu bài toán tổng quan và đồng bộ cho thư viện; từ đó lên kế hoạch, mục tiêu và chương trình hành động. Thực hiện chương trình chuyển đổi số có thể phân hoạch theo từng giai đoạn thời gian và ưu tiên trước những yếu tố cốt lõi.